1. INTRODUCCIÓN Y OBJETO

CONGRESOS Y TURISMO DE SEVILLA S.A. (“CONTURSA”, la “Sociedad” o la “Organización”), tiene implantado un Canal de Información Interno (el “Canal”), que se configura como un pilar fundamental de la cultura de cumplimiento de la Organización. Con la entrada en vigor de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, CONTURSA, ha modificado el procedimiento existente de uso del Canal y a los efectos de cumplir con el texto legislativo mencionado ha procedido a la aprobación de la presente Política, con la finalidad de fortalecer tanto la cultura de información como el sistema de integridad implantado.

Tras las modificaciones legales a través del nuevo Canal, cualquier persona vinculada a la actividad de la Organización podrá comunicar aquellas conductas que puedan resultar contrarias a su normativa interna, a la legislación vigente, cuando estas constituyan una infracción administrativa grave, muy grave, también infracciones del derecho laboral en materia de seguridad y salud, conductas sospechosas de un ilícito penal o cuando las anteriores pudieran constituir infracciones del derecho de la Unión Europea con relación sus intereses financieros o que incidan en el mercado interior. Siempre que las anteriores fueran llevadas por los miembros de la Organización1.

A través del Canal podrán trasladarse informaciones por escrito y de modo verbal a través de un sistema de grabación. CONTURSA, integra en el presente Sistema todos los canales de comunicación existentes hasta la fecha, así como ha designado a su Comité de Compliance Responsable de este.

CONTURSA ha externalizado la gestión del Canal en la mercantil ANDERSEN TAX & LEGAL

IBERIA, S.L.P. La gestión del Canal se realizará por dicha mercantil a través de la herramienta tecnológica “icloudCompliance” suministrada por la Sociedad Klab Corporate Project Management, S.L.

El procedimiento que seguirá la tramitación de las comunicaciones que se reciban en el Canal se encuentra establecido en el Procedimiento de uso del Canal de Cumplimiento de CONTURSA, que en su nueva versión se denominará Procedimiento de gestión del Canal de Información Interno (el “Procedimiento”), exponiéndose a continuación los garantías y principios que se seguirán tanto en la recepción y gestión de informaciones como en el procedimiento de investigación.

2. GARANTÍAS DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN DE CONTURSA

1. Confidencialidad: cualquier información será tratada con la máxima confidencialidad y respetará, en todo caso, la legislación y normativa en materia de protección de datos. Las personas responsables de la gestión del Canal y de la investigación guardarán el más estricto secreto sobre la identidad de los informantes y afectados, cuando tuvieran conocimiento de ellas.
2. Anonimato: el Canal de Información Interno atiende comunicaciones anónimas.
3. Independencia y autonomía: el Responsable del Canal de información Interno designado por el Consejo de Administración de la Organización es autónomo e independiente para la gestión del Canal.
4. Conflictos de Intereses: el Canal, establece mecanismos para evitar los conflictos de intereses en la gestión e investigación de las comunicaciones recibidas.
5. Protección ante represalias: CONTURSA protegerá de cualquier represalia a los informantes que de buena fe comuniquen incumplimientos de la legislación vigente.
6. Derechos de defensa y presunción de inocencia: CONTURSA garantiza el derecho de defensa y la presunción de inocencia de las personas afectadas.
7. Celeridad en la gestión de las comunicaciones recibidas evitando dilaciones injustificadas en la gestión del Canal y en la investigación de las comunicaciones.

3. PRINCIPIOS ESENCIALES DEL PROCEDIMIENTO DE INVESTIGACIÓN

1. Envío del acuse de recibo de la comunicación al Informante en el plazo de siete (7) días naturales desde la recepción, con la única excepción de que dicho acuse pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
2. Con relación al plazo para la realización de la investigación, este no podrá ser superior a tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación o, en caso de que no se hubiera remitido acuse de recibo al informante, tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo en casos de especial complejidad, en los que se podrá ampliar el plazo por tres (3) meses adicionales.
3. Se establece la posibilidad de mantener la comunicación con el Informante y si se considera aportaron, se le solicitará información adicional.
4. La persona afectada tiene derecho a que se el informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, así como a ser oída. Esta comunicación, tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado por el Responsable del Sistema con el fin de garantizar el buen fin de la investigación.
5. Cuando los hechos puedan revistar indicios constitutivos de delito, se procederá a la remisión de la información al Ministerio Fiscal.

4. CANALES EXTERNOS DE INFORMACIÓN

A través de la presente se pone en conocimiento de los informantes que existen canales externos con distintos ámbitos competenciales. Los canales externos referidos resultan a fecha de la presente Política, los siguientes:

1. Autoridad Independiente de Protección del Informante. Para aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan efectos en todo el territorio español, con independencia de que las Comunidades Autónomas hubieran designado una autoridad independiente propia. También opera en la comunicación de aquellas infracciones o incumplimientos que se produzcan el ámbito de más de una Comunidad Autónoma o se produzcan en aquellas Comunidades Autónomas que no hayan designado una autoridad independiente propia.
2. Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción. Para aquellas infracciones o incumplimientos que afecten o produzcan sus efectos en la Comunidad Autónoma de Andalucía.

Además de los canales externos relacionados, a través de la presente se pone en conocimiento de los informantes que a fecha de aprobación de la presente existen otros canales externos en la Comunidad Valenciana, Cataluña, Islas Baleares y Navarra.

5. PROTECCIÓN DE DATOS

Los datos de carácter personal facilitados serán tratados por CONTURSA con la finalidad de Gestionar las denuncias del canal de comunicación interno u otras comunicaciones relacionadas, y en su caso, realizar la investigación de los hechos denunciados, adoptar las medidas correctivas pertinentes e informar sobre el resultado. Finalidad se basa en los artículos del RGPD 6.1.c) cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento y 6.1.e) cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos.

CONTURSA no comunicará tus datos personales a ningún tercero, salvo que resultasen imprescindibles para la investigación de los hechos denunciados. Los informantes podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, a no ser objeto de decisiones individuales automatizadas, portabilidad y limitación del tratamiento de sus datos dirigiéndose al Delegado de Protección de Datos de CONTURSA en la dirección electrónica dpd@sevillacityoffice.es, acompañando copia de su DNI en caso de que sea necesario a los efectos de acreditar adecuadamente su identidad.

Los informantes, también tienen derecho a presentar reclamación ante el Consejo de Transparencia y Protección de Datos de Andalucía a través de su web https://www.ctpdandalucia.es/.

1 Miembros de la Organización: integrantes del órgano de gobierno, directivos, empleados, trabajadores, empleados temporales o bajo convenio de colaboración, y voluntarios de una organización, y el resto de las personas bajo subordinación jerárquica de cualquiera de los anteriores.